仕事が早い人になる!Macのエクセルで時短する5つの裏技

表計算がグラフの作成などに便利なExcel。お仕事やご家庭でも使われている方は多いのではないでしょうか。Excelには、普段使っているだけでは気づけない、知れば知るほど便利な技がたくさんあります。仕事が早い人は、スピーディーに仕事をこなせる機能を使いこなしているものです。この記事では、Macユーザーの方向けに、仕事を早く終わらせるために覚えておきたいExcelの技をご紹介します。

動作時間を短縮!覚えておきたい基本の7個のショートカットキー

皆さんは、どのくらいショートカットキーを使いこなしているでしょうか。使いこなすためには組み合わせるキーを暗記しないといけないので、日常的には3〜4つしか使えていないという方もいるかもしれません。ですが、ショートカットキーを使わないとマウスまで手を動かさないといけなかったり、何段階もクリックが必要だったりします。

この数秒の時間も一日の中で何回も同じ動作を行っていれば、5分、10分、30分と仕事を遅らせる原因に。さっとスマートに仕事を終わらせるためにも、覚えておきたいショートカットキーをご紹介します。

1.「shift+command+S」で名前を付けて保存

パソコンは、いつどんなタイミングで固まってしまうか分かりません。大事な資料を作っている時ほど、固まって今までの苦労が水の泡になってしまうことも。消えてしまった資料を作り直すのにかかる時間は計り知れません。そんなミスを防ぐためには、「shift+command+S」キーで、ある程度の分量を入力したらまず保存をしておきましょう。

2.「command+S」で上書き保存

「shift+command+S」の名前を付けて保存のショートカットキーと合わせて使っておきたいのが、「command+S」の上書き保存のショートカットキー。『S』はSave(保存)の頭文字です。

3.「command+X」で切り取り

すでに使いこなしている方も多いかもしれませんが、指定した部分を切り取るのに便利な「command+X」キー。マウスで操作すると、少しずれただけでクリックする場所を間違ってしまうこともありますよね。そんな時に毎回戻って修正をしていては時間がもったいありません。今すぐ活用したい必須のショートカットキーです。

4.「command+C」でコピー

切り取りと同じくらい使用頻度が高いのが「command+C」キーです。同じような文章を繰り返したり、テンプレートがある場合にはこのショートカットキーの使用が便利です。

5.「command+V」で貼り付け

「command+X」や「command+C」で切り取ったりコピーしたりしたコンテンツを貼り付けるためのキーが「command+V」キーです。X・C・Vのそれぞれのキーを使いこなして、手早く資料を作りましょう。この3つは、使用頻度がかなり高いので今のうちに覚えましょう。

6.「command+Z」で直前の動作を元に戻す

「command+Z」キーを使うと、直前のコマンドや動作を元に戻すことができます。間違ってしまうことは誰にでもあること。上書きをするよりも、動作をひとつ戻した方が早いこともあります。繰り返し押せば、いくつも戻ることが可能です。

7.「command+Y」で直前の動作を繰り返す

「command+Z」キーとセットで使うことが多い「command+Y」キーです。「command+Z」で戻した文章や動作を復活させるのによく使います。2つのショートカットキーをうまく使いこなして修正も素早く行いましょう。

読み上げ機能を使って入力値をチェックできる!

数字や文字の羅列になることが多い表計算ソフト。長時間見ていると目が疲れてしまい効率が落ちてしまいます。住所や売り上げなど、画面と資料を何度も目で往復していると、チェックだけでヘトヘトになってしまうことも。もし職場が比較的自由な環境で、イヤホンなどを付けても問題がないようであれば、Excelの読み上げ機能を使ってみましょう。

1.「クイック アクセス ツール バーのユーザー設定」>「その他のコマンド」をクリック

クイックアクセスツールバーの「▼」の矢印を押すと、クイックアクセスツールバーのカスタマイズの画面が表示されます。一番下にある、その他のコマンドをクリックしましょう。

2.コマンド選択のボックス一覧から「リボンにないコマンド」を選択

左上のコマンド選択のボックスを開き、「リボンにないコマンド」を選択します。

3.「セルを1行ずつ読み上げ」または「セルを1列ずつ読み上げ」を選択

出てきたコマンドの中から、読みたい順番に合わせて「セルを1行ずつ読み上げ」または「セルを1列ずつ読み上げ」を選択します。選択した状態のまま、「>」ボタンをクリックすると、クイックツールアクセスバーに選んだコマンドがコピーされます。

4.読み上げをしてほしいセルを選択してボタンを押す

以上の操作をすると、他に何も設定をしていなければクイックツールアクセスバーの元に戻すボタンの横にセルを「1行ずつ読み上げ」または「セルを1列ずつ読み上げ」を押すと、音声による読み上げが始まります。

Excelで文字数をチェックするワザ2ステップ

Excelで資料やレポートなどを作っているとき、目安として文字数を確認したいときってありますよね。Wordなどと違ってそのままでは文字数は表示されないのですが、そんな時は「LEN」関数を使いましょう。

1.文字を入力する

いつも通り、セルの中に文字を入力していってください。例では、A1のセルに「あいうえお」という5文字を入力しました。

2.文字数を表示したいセルに「=LEN(数えたいセル)」を入力

続いて、今回はA1セルの文字数を数えたいので、文字数を表示したいA2セルに「=LEN(A1)」と打ち込みます。Enterを押すと、数えられた5文字がA2セルに計算されて出てきました。全角文字も半角文字も1文字とカウントされ、スペース、句読点、数字もすべて文字として数えられます。

「LEN関数」は、複数のセルを同時に数えることはできません。複数のセルの文字数を合わせて数えたい場合は、足し算か「SUM」関数を使うと合計の文字数が計算できます。

大切なデータにパスワードをかける2つの手順

家計簿や売り上げのデータなど、見られたくない大切なデータが入ったファイルを作成することもありますよね。パスワードをかけて保存することができるのをご存知でしたか?とても簡単にできるので、知らなかった方は今すぐ使って見てくださいね。

1.入力が終わったら「名前をつけて保存」をクリック

保存したいデータの入力が終わったら、リボンのファイルタブから名前をつけて保存をクリックします。

2.読み取りパスワードを設定する

読み取りパスワードに、自分が忘れないようにパスワードを設定します。入力したパスワードは「****」で表示されます。

3.再度パスワードを入力して保存

パスワードの確認画面が表示されるので、同じパスワードを入力し「OK」ボタンを押します。注意にも表示されていますが、パスワードを忘れてしまった場合、データにアクセスすることができなくなってしまいます。どうしても忘れてしまいそうな方は、メモを残しておく方が安全ですね。

意外と知らないデータの数をカウントする関数

知っている方はおそらく使いこなしていると思いますが、知らない方も意外と多いデータの数をカウントする関数はご存知でしょうか。知らない方はきっと、一日で何分も損しているでしょう。もししたらセルの数を手で数えている…..というアナログな方もいるかもしれません。時短になるcounta/countif]の関数を使ってみましょう。

countaは値が入っているセルの総数をカウントする関数

例として、りんごまたはみかんという文字を、1〜7行までランダムに入力してみました。総数を表示したい、A8のセルに、「=COUNTA(A1:A7)」と入力すると、りんごとみかんを全て合わせた数「7」が計算結果として表れます。

countifは指定した条件のデータがいくつあるかを数える関数

似ているようで少し違う「countif」の関数は、指定した文字列や数がいくつあるかを数えてくれる関数です。この関数を覚えていると、格段に仕事が早くなります。A1〜A7のセルの中に『りんご』がいくつあるのかを数えたい場合の関数は、「=COUNTIF(A1:A7,”りんご”)」と入力します。「”」の記号を入力し忘れると0カウントとなり、正しい値になりませんのでご注意ください。

Excelを味方につければ仕事が何倍も早く終わる

Excelをうまく使いこなせば、今まで同じ作業をするのにかかっていた時間が半分以下になることも。「塵も積もれば山となる」ということわざもある通り、仕事を早く終わらせるためにはそういった積み重ねが必要です。仕事は定時で終わらせて、働いた後の時間はやりたいことや夢に向かって、たくさん時間を使いましょう。その時間の積み重ねが、あなたの生活をより豊かで、充実したものにしてくれます。